클럽운영 집행부 메뉴얼 > 로타리사전

자료출처 :. 세종 마스터스

1. 회장 (President)

  회장은 클럽의 CEO로써 클럽의 전반적인 운영을 책임진다.

 

  (1) 클럽 모임에서

 

- 정시에 회의가 시작되고 끝나도록 한다.

- 손님들을 따뜻하게 열렬히 환영하고 소개한다.

- 모임 시작과 끝에 손님들과 이야기할 시간을 할애한다.

- 매 모임에서 클럽의 미션을 읽거나 잘 보이도록 게시한다.

- 우수클럽계획 (DCP: Distinguished Club Plan) 현황을 공유한다.

- 회원들의 토스트마스터스 성취 현황과 개인사를 파악한다.

- 클럽의 Moment of Truth를 수행하고 보고한다.

 

 

  (2) 클럽 모임 이외

 

- District에서 주관하는 운영진 교육에 참석한다.

- 각 집행부 임원들이 업무표준을 따르고 있는지 확인한다.

- 운영진(EC: Executive Committee)과 함께 클럽의 장단점을 분석, 평가한다.

- DCP 목표를 달성할 수 있도록 계획을 수립한다.

- CC, CL, AC, CL 포상을 통해 의사소통과 리더십 개발을 독려한다.

- 진행중인 회원 유치 캠페인을 확인한다.

- District 운영진 회의에 참석하거나 대리인을 통해 대리 투표한다.

- International Convention에서 Annual Business Meeting에 참석하거나, 대리인에게 권한을 위임하거나 대리 투표한다.

- 클럽 정관에 따라 운영되고 있는지 파악한다.

- District, 본사(WHQ: World Headquaters)와 관계를 유지한다.

- 월간 집행부 회의를 소집하고, 진행한다.

- 차기 임원진을 구성하고, 적기에 선거가 치러지도록 한다.

- 차기 회장을 준비한다.

2. 직전 회장 (IPP: Immediate Past President)

• 클럽 집행부와 회원들에게 가이드 역할을 수행한다.
• 차기 회장 선출 위원회 위원장을 맡는다.
• Club Success Plan 준비를 돕는다.
• DCP를 달성할 수 있도록 회원들과 집행부를 독려한다.

3. 교육담당 부회장 (VPE: VP Education)

교육담당 부회장은 회원들이 자신의 교육적인 목적을 달성할 수 있도록 성공적인 모임을 준비하는 역할을 담당한다. 서열 2위의 집행부 임원으로써, 회장 부재시에 모임 및 집행부 모임을 주관한다.

 

(1) 클럽 모임에서

• 신입 회원이 첫 모임에서 즉흥연설을, 세 번째 모임 이전에 첫 번째 역할을, 네 번째 모임 이전에 첫 준비된 연설인 자기소개를 발표할 수 있도록 한다.
• 1년에 최소 1회 이상 The Successful Club Series에서 “Evaluate to Motivate", "Moments of Truth", "Mentoring", and "Finding New Members for Your Club"을 수행하도록 회원들에게 안내한다.
• 회장과 함께 분기마다 클럽 현황을 모니터링 한다.
• 회원들의 프로젝트 진행상황을 관리하고, 수료시 인증서를 본사에 신청한다.
• 손님들을 따뜻하고 열렬히 환영한다.
• 회장 부재시 회의를 주재한다.

(2) 클럽 모임 이외

• District에서 주관하는 운영진 교육에 참석한다.
• 모임 3주전까지 스케줄과 역할담당을 정하고, 5-7일전에 확인한다.
• 교육 프로그램에 참여를 독려하고, 모든 회원들의 진도를 관리한다 (CC, CL, ACB, ACS, ACG, ALB, ALS, DTM)
• 신입회원에게 가입후 2주전까지 토스트마스터스 프로그램에 대한 오리엔테이션을 한다.
• 모든 신입회원들에게 멘토를 지정한다.
• 클럽 집행부 모임에 참석한다.
• District 집행부 모임에 참석하거나 대리 투표한다.
• Annual Business Meeting에서 투표한다.
• 회의 불참시 대리인을 지정한다.
• 차기 임원을 준비한다.

4. 회원담당 부회장 (VPM: VP Membership)

회원담당 부회장은 서열 3위의 집행부 임원이다.

 

(1) 클럽 모임에서

• 손님을 따뜻하고 열렬히 환영하고, 인적사항을 수집한다.
• 현재 회원 현황을 보고하고, 회원 유치 캠페인을 권장하며, 신입회원을 환영한다.
• 투표를 통해 승인된 직후 모임에서 회장, 교육담당 부회장과 함께 공식적으로 입회식을 거행한다.
• 회원이 되고자 하는 손님들의 신청서를 작성을 돕는다.
• 동료 회원들과 그들의 요구에 부합하는지 결정할 수 있도록 이야기한다.

(2) 클럽 모임 이외

• District에서 주관하는 운영진 교육에 참석한다.
• 회원 유치 캠페인을 수행한다.
• 클럽과 TI (Toastmasters International) 회원 유치 프로그램을 권장하고, 1년에 2회이상 클럽 회원 유치 캠페인을 수행한다.
• 손님들의 진도, 신입 회원 현황, 회의에 불참하는 회원들의 상황을 파악한다.
• 열정적인 회원들에게 교육 프로그램을 설명하고, 회원 신청서를 받고, 클럽에서 투표를 실시한다. 클럽 투표에서 승인되면 회비를 받아 신청서와 함께 총무에게 전달한다.
• VPPR를 도와 클럽 홈페이지와 뉴스레터를 유지한다.
• 모임 시간과 장소가 클럽 홈페이지, 홍보 자료, 본사 홈페이지에 제대로 표기되었는지 확인한다.
• 클럽 집행부 모임에 참석한다.
• Area 집행부 모임에 참석하여 투표한다.
• 회의 불참시 대리인을 지정한다.
• 차기 임원을 준비한다.

5. 홍보담당 부회장 (VPPR: VP Public Relations)

홍보담당 부회장은 서열 4위의 집행부 임원이다.

 

(1) 클럽 모임에서

• 다가오는 행사와 프로그램을 발표한다.
• 회원들로부터 뉴스레터나 홈페이지에 필요한 정보를 수집한다.
• 회원과 손님들을 따뜻하고 열렬히 맞이한다.

(2) 클럽 모임 이외

• District에서 주관하는 운영진 교육에 참석한다.
• 토스트마스터스 브랜드를 보호하고, 규정에 맞게 사용한다.
• 클럽을 지역 사회에 알린다.
• 클럽 홈페이지를 관리한다.
• 토스트마스터스를 매개체로 하는 사교 모임을 결성한다.
• 클럽 뉴스레터를 제작하고 (가급적 이메일로) 배포한다.
• 회원 유치 캠페인을 독려한다.
• 클럽 집행부 모임에 참석한다.
• 다른 토스트마스터스 모임에 참석한다.
• 회의 불참시 대리인을 지정한다.
• 차기 임원을 준비한다.

6. 서기 (Secretary)

서기는 서열 5위의 집행부 임원이다.

 

(1) 클럽 모임에서

• 회의록을 작성, 발표한다.
• 회원과 손님들을 따뜻하게 맞이한다.

(2) 클럽 모임 이외

• District에서 주관하는 운영진 교육에 참석한다.
• 최신 회원 정보을 유지 관리하고, 총무에게 전달하여 회비를 본사에 제출할 수 있도록 한다.
• 클럽 집행부 리스트를 온라인이나 우편으로 본사로 보낸다.
• 일반적인 클럽의 서신들을 처리한다.
• 클럽 헌장, 정관, 회의록, 결의안, 서신 등 클럽 파일들을 관리한다.
• 클럽 집행부 모임에 참석한다.
• 회의 불참시 대리인을 지정한다.
• 차기 임원을 준비한다.

7. 총무

총무는 서열 6위의 집행부 임원이다.

 

(1) 클럽 모임에서

• 작성된 입회원서와 회비를 받는다.
• 납부시기가 되면, 회비와 납부 기한을 알린다.
• 회원과 손님들을 맞이한다.

(2) 클럽 모임 이외

• District에서 주관하는 운영진 교육에 참석한다.
• 선출후 한 달이내에 집행부 회의에서 승인된 예산 계획을 발표한다.
• 회비 납부 계좌를 7/1 혹은 1/1까지 준비한다.
• 회원들에게 8/15 혹은 2/15일까지 회원 갱신 안내를 한다.
• 회비를 징수하여 10/1 혹은 4/1까지 본사에 납부하고, 미납 회원들에게 연락한다. 회비납부는 웹사이트에서 할 수 있다.www.toastmasters.org/clubbusiness
• 신입 회원 입회원서와 회비를 48시간 이내에 본사에 납부한다. 신입회원 추가는 www.toastmasters.org/clubbusiness 에서 할 수 있다.
• 기한내에 각종 비용을 납부한다.
• 모든 회계 사항을 기록한다.
• 분기마다 (10/15, 1/15, 4/15, 7/15) 회계 보고서를 작성하여 구두 및 문건으로 발표한다.
• 감사에게 클럽 계정을 제공한다.
• 클럽 집행부 모임에 참석한다.
• 회의에 불참시 혹은 필요한 경우, 대리인을 지정한다.
• 차기 총무를 준비한다.  

8. 모임 도우미 (SAA: Sergent at Arms)

모임 도우미는 서열 7위의 집행부 임원이다.

 

(1) 클럽 모임에서

• 모임 10분전까지 회의실을 세팅한다.
• 단상의 위치, 평가 및 투표용지, 클럽 배너, 수여 인증서들, 진도 차트 및 교육자료들을 잘 배치한다.
• 회원들 명찰을 잘 배치한다.
• 회원과 손님들을 따뜻하게 맞이하고, 손님이 회원 옆자리에 앉을 수 있도록 안내한다.
• AC (Area Governor)나 다른 방문 임원들을 맞이하고, 클럽 회장에게 안내한다.
• 회의가 정시에 시작될 수 있도록 확인한다.
• 시상을 위해 투표용지를 수거한다.

(2) 클럽 모임 이외

• District에서 주관하는 운영진 교육에 참석한다.
• 회의장소를 예약한다.
• 모임에 필요한 클럽 자산을 관리하며, 수량이 충분한지 체크한다.
• 클럽 집행부 모임에 참석한다.
• 회의 불참시 대리인을 지정한다.
• 차기 임원을 준비한다.